Novela zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len ako „zákon o účtovníctve“) nadobudla účinnosť 1. januára 2022 a okrem iných odborných zmien priniesla do praxe aj novinku v podobe možnosti vedenia účtovných záznamov výlučne v elektronickej podobe. V aktuálnom článku si priblížime niektoré dôležité aspekty spojené s touto problematikou, ako aj dôvod, prečo je v tejto súvislosti potrebné venovať pozornosť dátumu 1. januára 2023.
Elektronická archivácia účtovníctva – povinnosť alebo možnosť?
Účtovníci si vo svojej súčasnej praxi môžu zvoliť, či budú účtovníctvo spracovávať elektronicky alebo v listinnej podobe, aj keď niektoré úkony sú už v zmysle platnej a účinnej legislatívy dostupné len v elektronickej podobe. Rovnaká slobodná voľba je pritom ponechaná aj v oblasti archivácie účtovných dokladov a záznamov, ktoré môžu spracovávať elektronicky, v listinnej forme, prípadne môžu oba spôsoby podľa individuálnych preferencií kombinovať.
Platnosť a účinnosť elektronickej archivácie účtovníctva
Novela zákona o účtovníctve vstúpila do účinnosti dňa 1. januára 2022, v novelizovanom právnom predpise však bola ponechaná pre účtovníkov ročná lehota na rozhodnutie sa pre jednu z uvedených foriem archivácie účtovných záznamov. Najneskôr do 1. januára 2023 by tak mal byť účtovník rozhodnutý, akou formou bude archivovať účtovnú dokumentáciu.
TIP:
S ohľadom na skutočnosť, že mnohé úkony v účtovnej oblasti už možno v súčasnosti vykonávať len elektronicky, ako aj šetrenie životného prostredia, sa môže na prvý pohľad javiť ako optimálna forma spracovávania a uchovávania účtovných záznamov ich elektronizácia. V praxi sa však neraz stáva, že používané elektronické zariadenia nie sú dostatočne spoľahlivé či z rôznych dôvodov nefungujú príslušné komunikačné platformy a tieto sú tiež vystavené potenciálnym online útokom. Voľba spracovávania účtovníctva a archivácie účtovných dokladov je tak ponechaná na samotných účtovníkov, do 1.1.2023 je však potrebné si jednu z nich zvoliť.
Aké povinnosti sú spojené s elektronickou archiváciou účtovníctva?
V prvom kroku je dôležité vybrať si miesto, kde budú účtovné záznamy uchovávané. Zákon v tomto ohľade účtovníkov neobmedzuje a umožňuje im zvoliť si akýkoľvek vhodný spôsob, ako napríklad ukladanie záznamov na cloud, pamäťové karty, do počítača či na externý disk. V druhom kroku je nevyhnutné vypracovať internú smernicu, v ktorej bude písomnou formou ustanovený preferovaný spôsob spracovávania účtovníctva a uchovávania účtovných záznamov.
Upozornenie pre klientov:
V nadväznosti na prijaté interné pravidlá je nevyhnutné nastaviť procesy smerom k obchodným partnerom, ktorých je potrebné informovať o tom, že doklady môžu predkladať v listinnej alebo elektronickej podobe či len v niektorej z nich, prípadne môžu oba spôsoby podľa svojich preferencií kombinovať.
